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melhorar a comunicação interna da sua empresa

5 dicas para melhorar a comunicação interna da sua empresa

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Quando falamos em ações e planejamentos de comunicação e marketing, logo nos vem à cabeça a figura dos clientes, com foco no público-alvo externo. Mas, a comunicação interna, isto é, com os colaboradores, fornecedores e parceiros, é tão importante quanto a divulgação para os consumidores e potenciais clientes, afinal, quem faz a empresa funcionar e ter sucesso são os próprios funcionários.

Portanto, a comunicação interna é indispensável no planejamento de qualquer empreendimento, seja para manter os colaboradores engajados, para fomentar uma cultura organizacional favorável ou melhorar a saúde e bem-estar no ambiente de trabalho.

Com esses objetivos, é possível alcançar o sucesso da sua empresa, além de reduzir o número de turnover (funcionários que saem do seu negócio) e aumentar a produtividade.

Importante ressaltar que a comunicação interna é uma área integrada da comunicação como um todo, sendo parte das estratégias de marketing (o endomarketing) e aplicada em conjunto com o Recursos Humanos.

A comunicação interna tem foco nos colaboradores e trata da transmissão, compartilhamento e debate de informações relevantes e estratégias dentro da organização.

Basicamente, a comunicação interna é organizada de duas formas: verticalmente (entre superiores e subordinados) e horizontalmente (entre funcionários de um mesmo nível hierárquico).

Contudo, independente disso, a intenção da comunicação interna é manter os colaboradores alinhados com os valores da empresa, por isso, é fundamental que ela seja transparente.

Confira algumas dicas de como melhorar as ações de comunicação interna da sua empresa, para aumentar o engajamento dos colaboradores e ter resultados positivos!

1 – Crie diferentes canais de comunicação

Assim como as ações de marketing externo precisam ser veiculadas em diferentes canais de comunicação (TV, rádio, internet, redes sociais, entre outros), a comunicação interna deve integrar mais de uma mídia, para que os colaboradores possam receber a informação da melhor maneira possível.

Por exemplo, a comunicação visual é um excelente recurso para informar e alertar os funcionários.

A NR 26 (sinalização de segurança) é obrigatória para manter a saúde e a integridade dos trabalhadores na organização, sendo regida pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Portanto, é preciso instalar placas de segurança com as cores corretas, para alertar os colaboradores sobre riscos, possibilidades de acidentes, uso de equipamentos de proteção individual (EPI) ou coletiva (EPC), entre outras recomendações.

Mas, além da sinalização de segurança com placas, é possível alertar os funcionários sobre as determinações da NR 26 através de manuais educativos, folders, e-mails, guias e outros tipos de canais informativos.

Com isso, os trabalhadores recebem mais conhecimento acerca das obrigatoriedades normativas, seus direitos e deveres.

Imagine nas empresas de instalações elétricas em SP, que devem cumprir a ABNT NBR 5410, com foco em proteção.

Vale a pena alertar os funcionários dos riscos da eletricidade e das necessidades de EPIs, no entanto, é mais eficiente também passar um manual, ensinando como utilizar os equipamentos, maneiras de conservação e como evitar acidentes.

Apesar de ser recomendado um treinamento para todos os funcionários em situação de risco, conforme as normas específicas regulamentam, a comunicação interna é mais efetiva quando disseminada em mais de um canal.

É aquela velha história de falar mais de uma vez, em diferentes formas.

2 – Escute o que os colaboradores têm a dizer

Já é consenso que um plano de marketing bem estruturado é feito a partir da segmentação do público, com campanhas focadas, assertivas e direcionadas.

O mesmo vale para a comunicação interna, visto que devemos saber o que os colaboradores precisam, necessitam e o que têm a dizer.

Por exemplo, em uma empresa de estrutura metálica percebeu-se o caimento da produtividade nos últimos meses.

A equipe de RH resolveu aplicar um questionário para saber quais eram os problemas e sugestões dos funcionários, que responderam que o clima quente e a pouca ventilação incomodavam muito.

Ou seja, percebeu-se que o ambiente de trabalho não estava favorável aos colaboradores, que sofriam com as altas temperaturas para conformação dos produtos metálicos e o pouco fluxo de ar.

Ora, de maneira simples a empresa pode resolver essa questão: basta colocar um exaustor e uma saída de ar!

Assim, ao ouvir seus colaboradores por meio de uma pesquisa, o seu negócio pode verificar o que está afetando a produtividade, atrapalhando o desenvolvimento do trabalho e prejudicando a lucratividade.

Além disso, quando ouvidos, os trabalhadores se sentem parte da empresa e importantes, como consequência, ficam mais engajados em suas funções.

Dinâmicas para SIPAT

Outra forma de escutar os colaboradores é colocar uma caixa de sugestões/reclamações, com bilhetes anônimos.

Algumas empresas optam por uma urna em acrílico nos refeitórios, cantinas ou na própria recepção do estabelecimento, para que os funcionários depositem suas observações.

3 – Estimule a interação entre os funcionários

Como apontamos anteriormente, a comunicação interna não é só vertical, isto é, transmitida de um superior para o subordinado, ou vice-versa. Ela também é horizontal e a empresa deve incentivar a prática de interação entre os colaboradores.

Mostre que os canais oficiais de relacionamento estão disponíveis e estimule a conversa saudável entre os funcionários. Isso faz com que os trabalhadores se sintam parte de todo o sistema de comunicação da empresa, aumentando o engajamento.

A interação entre os colaboradores também pode ser feita:

  • Em eventos internos da empresa;
  • Em dinâmicas de grupo promovidas pelo RH;
  • Em troca de e-mails dos funcionários;
  • Em um canal oficial da empresa, com acesso livre.

Em um cenário hipotético, podemos imaginar que as empresas de outsourcing de impressão possuem equipes de vendas e locação de equipamentos separadas, que quase nunca dialogam.

Se um cliente quiser comprar e alugar algo, essa falta de comunicação entre os setores pode ser prejudicial aos negócios, por isso, é importante estimular a interação entre os departamentos e funcionários da empresa.

4 – Use uma linguagem clara e acessível

A chave para uma comunicação interna de sucesso é a transparência. Por conta disso, as empresas devem adotar uma linguagem clara, acessível e objetiva ao transmitir informações aos seus colaboradores.

Afinal, ninguém gosta de receber um conteúdo prolixo, com termos de difícil entendimento e com muita enrolação.

Ao falar das regras de uma empresa para o conserto de servomotores, comunique os processos de maneira prática, com exemplos.

Caso seja necessário utilizar algum termo técnico específico, lembre-se de explicar um pouco mais sobre o conceito, de maneira didática, para que todos os funcionários, independentemente do nível escolar, possam compreender a mensagem.

É interessante associar as informações transmitidas aos processos operacionais.

Por exemplo, uma empresa de fabricação de etiquetas plasticas pode informar as normas de segurança de cada uma das etapas de desenvolvimento do produto, alertando sobre os possíveis acidentes com uma máquina ou equipamento presente no cotidiano dos funcionários.

Desse modo, os colaboradores têm uma visão mais prática do que está sendo informado.

5 – Faça reuniões específicas para tratar da comunicação interna

Reuniões corporativas são muito comuns, ainda mais quando a empresa deseja mudar algum processo de trabalho, lançar um novo produto ou apresentar um grande cliente/parceiro.

Contudo, muitos empreendimentos esquecem de planejar reuniões específicas para tratar da comunicação interna.

Esses encontros promovem não só o engajamento dos colaboradores, mas também, reduzem as famigeradas “fofocas”, que podem comprometer o desenvolvimento de trabalhos, o relacionamento no ambiente de trabalho e causar danos à saúde mental dos funcionários.

As reuniões para tratar da comunicação interna da empresa podem ser feitas periodicamente, em data firmada pelos organizadores, ou após algum período importante para o negócio.

Por exemplo, ao montar estandes para feiras e se apresentar em um congresso, a empresa pode solicitar uma reunião para tratar da comunicação interna de seus colaboradores, durante esse evento específico, para que tudo saia conforme o combinado.

No caso específico, as reuniões podem ser feitas antes da feira (com o intuito de treinamento e orientação dos colaboradores) ou depois do evento (para avaliar os resultados, perceber ações que deram certo ou errado, planejar possíveis melhorias).

Durante esses encontros, dê abertura para que os profissionais também possam expressar suas opiniões a respeito da cultura organizacional.

É importante lembrar que as reuniões para tratar da comunicação interna não são uma oportunidade de dar “bronca” nos funcionários, mas sim, um momento de compartilhamento e troca.

Portanto, adote um tom amigável, escute o que os colaboradores têm a dizer e utilize uma comunicação não-violenta.

Promover um ambiente confortável na empresa também é uma maneira de obter sucesso nos negócios, já que os funcionários produzem melhor em um local agradável.

Vale dizer que as reuniões de comunicação interna são uma boa oportunidade para descobrir possíveis líderes, que ajudarão no gerenciamento das equipes e, consequentemente, a melhorar a comunicação interna.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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